某公司行政人员手把手教你用宜搭模板搭建请假审批流程从零到上线

嗨，我是小林，在一家中型企业做行政工作，日常就是跟各种审批流程打交道。说实话，以前搞一个请假流程，光是跑签字就能把人气疯——今天找领导，明天领导出差，后天又说忘带了笔。后来接触了宜搭，真的有种”早知如此深似海，从前错恋纸媒人”的感觉。今天就把我踩过的坑、摸透的门道，原原本本分享给你。

先说点掏心窝子的

在碰宜搭之前，我们公司的请假单是Excel表格传来传去，微信群里吼一嗓子”领导签个字”，然后就是无尽的等待和催促。有一次HR小姐姐统计月度出勤，对着十几个版本的Excel发际线都后移了两厘米。

转机出现在去年，公司数字化转型， IT部门给我们安利了宜搭。第一反应是：”又是哪个花里胡哨的东西吧？”结果试用一周后，我主动把流程图贴到了部门群里。

宜搭是什么？简单说，它是钉钉生态里的一个低代码搭建平台，不需要你会写代码，拖拖拽拽就能做出各种业务应用。对于行政人员来说，它最大的价值就是——把那些重复、繁琐、跨部门协调的审批流程，变成一个点一下就能完成的操作。

第一步：进入宜搭工作台

打开钉钉，点击左上角头像旁边的”+“图标，或者直接搜索”宜搭”进入工作台。如果你是在企业环境中，管理员已经为你开通了权限，你就能看到”创建应用”的按钮。

这里有个小细节很多人不知道： 宜搭分为”个人版”和”企业版”。个人版适合小团队或者自由职业者用，企业版则支持组织架构同步、权限管理、表单联动这些高级功能。如果你所在的公司已经采购了企业版，那接下来的操作会顺得多。

进入后，你会看到一个应用列表。点击”从模板创建”，这是最省事的办法——因为请假审批这种流程，本质上是个标准件，有人已经帮你打磨好了。

第二步：挑选模板，别害羞直接改

在模板库里搜索”请假”，会出现好几个选项。我当时选的是”员工请假申请单”这个模板，它的优点是不花哨，但五脏俱全：有申请人信息、请假类型、时间选择、事由填写、附件上传，还有审批流设置。

这里我要强调一个很多新手会犯的错误：不要从头开始建表单。

很多人觉得”我要一个完全符合公司规定的流程”，然后从零拖控件、填字段、设规则，折腾了大半天发现还是不对。模板的存在就是为了让你站在巨人肩膀上。选中模板后，点击”复制并编辑”，所有的基础框架就过来了，你只需要做”装修”工作。

第三步：表单字段的设计——这是核心中的核心

复制模板后，你会进入表单设计界面。左侧是控件面板，中间是画布，右侧是属性设置。别被这三个面板吓到，其实操作逻辑跟做PPT差不多。

3.1 基本信息区

打开模板，首先看到的是申请人姓名、部门、职位这些字段。这些默认是从钉钉组织架构自动带出来的，不用你手动填写。如果你发现某些字段没自动带出来，检查两点：

你的企业版宜搭是否开启了”组织架构同步”
该字段的”数据源”是否设置为”钉钉组织”

3.2 请假类型

请假类型是个下拉选择控件，常见的选项包括：年假、事假、病假、婚假、产假、陪产假、工伤假、调休假。

这里有个实操技巧： 不同类型的假期，对应的审批流程和薪资计算规则都不一样。比如病假可能需要上传医院证明，年假要显示剩余额度，婚假有固定天数规定。你可以在”数据校验”里给每个类型设置不同的显示条件。

我当时的做法是：在请假类型字段后面加了一个”关联字段”，当选择”病假”时，自动显示”上传病假证明”的附件上传控件；选择”年假”时，自动显示”剩余年假天数”的只读字段（这个数据可以从HR系统同步过来，如果暂时没有，就先手动填）。

3.3 时间选择

这是最容易出bug的地方。我见过太多人用两个独立的”日期”控件分别选开始和结束日期，然后手动算天数——太容易出错了。

正确的做法是用”日期范围”控件。 它一次性选中起止日期，系统自动计算天数。然后在公式字段里写上：

结束日期 - 开始日期 + 1

这样天数字段会自动算好，再也不用人工计算。

但这里有个坑：如果跨越了周末，要不要算工作日？ 这个需要根据公司规定来。我们公司规定法定节假日不算，但周末算。实现方法是加一个”排除节假日”的计算字段，用IF函数判断每一天是否在工作日范围内。这个稍微复杂一点，后面代码部分会详细说。

3.4 请假事由

事由是个多行文本控件，建议设置最小字符数和最大字符数，防止有人只填”有事”两个字就把流程走完了。我在旁边加了一个”示例”提示文案：”请详细描述请假事由，如：家中急事需返乡处理，预计3天”，这样员工填写的时候就知道该写多详细。

3.5 附件上传

病假、事假（部分公司要求）、婚假等，可能需要上传证明材料。附件上传控件支持图片、PDF、Word、Excel等多种格式。建议设置文件类型限制和大小限制（比如最大10MB），避免有人传个几百MB的视频把服务器撑爆。

第四步：审批流程的设计——这才是重头戏

表单设计完只是完成了50%，剩下50%在审批流程。宜搭的审批流设计器采用的是可视化拖拽，看起来复杂，其实逻辑很简单。

4.1 基本流程逻辑

一个标准的请假审批流程通常长这样：

员工提交 → 直属主管审批 → 部门经理审批（可选） → HR备案 → 流程结束

在宜搭里，你不需要自己画流程图，只需要在”流程设计”页面配置节点和条件。

4.2 配置审批节点

节点1：发起人 自动识别当前登录用户，这个不用动。

节点2：直属主管审批 点击添加节点，选择”审批人”，然后在”审批人设置”里选择”发起人的主管”。这样系统会自动根据组织架构找到直接上级。

这里有个细节： 如果你的公司主管不在钉钉上，或者主管请假了怎么办？宜搭支持”代理审批人”设置，可以在主管不在时自动转交给指定人员。建议在”高级设置”里勾上这个选项，不然流程会卡住。

节点3：部门经理审批 这个节点是条件分支的。规则是：请假超过3天需要部门经理审批，3天以内直属主管批完就结束。

在宜搭里，这叫”分支条件”。点击流程线上的条件设置，写上：

当”请假天数” > 3 时，走”部门经理审批”节点
否则，直接跳到”HR备案”节点

节点4：HR备案 备案节点和审批节点的区别在于：备案人只能看到流程结果，不能进行”同意/拒绝”操作。适合这种只需要知会、不需要决策的环节。

4.3 条件分支的写法

条件分支是请假流程里最容易出错的地方。我列举几种常见的规则写法：

规则1：不同假期类型走不同流程

年假、调休假：直属主管审批即可
事假、病假超过3天：直属主管 + 部门经理
产假、婚假：直属主管 + HR专项审批

在宜搭里，这需要在表单里加一个”流程路由”字段，根据请假类型自动选择审批路径。公式逻辑大致如下：

IF(请假类型="年假" OR 请假类型="调休假", "短流程",
  IF(请假类型="产假" OR 请假类型="婚假", "长流程+HR",
    "标准流程"))

规则2：不同职级走不同流程 有些公司规定，普通员工和部门经理的审批流程不一样。这个需要在”发起人属性”里做判断，根据用户的职位字段来决定后续节点。

第五步：权限和数据安全——别等出事了才想起来

很多行政人员在搭建流程时只顾着”好不好用”，忽略了”安不安全”。等有人发现能查到别人的请假信息，再来改权限就晚了。

5.1 数据权限设置

宜搭支持细粒度的数据权限控制：

发起人只能看自己的数据：这是默认设置，不用改
审批人只能看当前待办和自己参与过的数据：在”流程数据权限”里设置
HR可以看全量数据：给HR角色的用户开放”全部数据”权限
部门负责人可以看本部门数据：这个需要设置数据范围规则

具体操作：进入应用设置 → 数据权限 → 添加规则 → 选择角色 → 设置数据范围 → 保存。

5.2 敏感信息脱敏

如果请假流程里涉及身份证号、手机号等敏感信息，建议在表单设计时将这些字段的”显示方式”设置为”脱敏显示”，审批人只能看到部分信息。

5.3 操作日志

宜搭自带操作日志，记录谁在什么时候做了什么操作。建议在”应用设置”里开启”操作日志”功能，方便事后追溯。

第六步：测试——别跳过这一步

很多人搭完就直接发布了，结果上线第一天就出 bug，员工投诉、领导抱怨，场面很难看。

我养成了一个习惯：正式发布前，至少花半天时间做全流程测试。

6.1 测试清单

[ ] 用普通员工账号提交一张请假单，检查所有字段是否正常显示和填写
[ ] 用主管账号登录，检查是否能收到待办审批通知
[ ] 测试”同意”操作，确认流程能流转到下一个节点
[ ] 测试”拒绝”操作，确认申请人能收到拒绝原因并知晓结果
[ ] 测试不同天数（1天、3天、5天）走不同的审批路径
[ ] 测试不同假期类型，确认条件分支正确
[ ] 测试附件上传是否正常，大小限制是否生效
[ ] 测试超时提醒功能（比如主管3天没审批，系统自动提醒）
[ ] 用HR账号登录，确认能看到全量数据
[ ] 在手机上操作一遍，检查移动端体验

6.2 找几个”小白鼠”

测试阶段不要只自己测，拉上两三个同事，让他们真实地走一遍流程。你发现的问题可能不是他们遇到的问题。很多人会在你意想不到的地方卡住——比如”原来提交之后我怎么看进度？”、”拒绝之后我还能改吗？”这些问题，你自己可能不会问，但真实用户会。

第七步：正式发布和培训

测试通过后，就可以点击”发布”按钮了。正式发布后，流程就正式上线了。

7.1 发布设置

发布时注意几个选项：

发布范围：是全公司可用，还是只限某个部门
版本号：建议每次都留个版本记录，方便回滚
公告：发布时可以写一段说明文字，告诉员工新流程怎么使用

7.2 员工培训

流程上线了，不等于员工就会用。我们当初发布了之后，群里问”怎么找不到入口”的人比实际提交请假的还多。

我的做法是：

在钉钉群发一份图文教程，配上截图
录制一个3分钟的短视频，演示完整流程
把表单链接固定在钉钉置顶消息
设置一个”流程小助手”群，有人问问题就在群里解答

教程不要写得像说明书一样干巴巴的，要站在员工的角度，说人话。比如：

“以后请假不用追着领导跑了，打开钉钉 → 工作台 → 宜搭 → 请假申请，填完提交就行。审批进度随时能看，再也不用发微信问’领导您看到了吗’。”

7.3 旧流程的收尾

如果之前有纸质请假单或者Excel流程，正式发布后一定要做好切换。我们当初的做法是：宣布一个截止日期，截止之后旧的请假单不再受理，所有请假必须走宜搭。给员工留了一周的过渡期，过渡期内新旧都能用，但明确告知只接受新方式。

第八步：上线后的优化——没有完美的流程，只有不断变好的流程

流程上线不是终点，而是起点。根据我半年的使用经验，以下这些优化点是最有价值的：

8.1 数据统计看板

宜搭支持搭建数据报表。你可以做一个”部门请假统计看板”，实时显示各部门的请假人数、类型分布、平均审批时长等。这对管理层做决策很有帮助——比如发现某个部门病假异常集中，可能需要关注员工健康状况。

8.2 自动化提醒

设置自动化提醒，让流程跑得更顺畅：

提交后自动通知主管
超过24小时未审批自动提醒审批人
审批通过后自动通知HR和考勤系统
假期结束前自动提醒员工销假

8.3 与考勤系统联动

如果公司有考勤系统，最好把请假数据和考勤数据打通。员工批完假，考勤系统自动扣减相应天数，不用HR手动录入。我们当初花了点时间做接口对接，现在每月考勤统计时间从3天缩短到半小时。

8.4 收集反馈，持续迭代

在钉钉群里开个”流程反馈通道”，让员工随时提意见。半年下来，我们修改了至少10处细节，每一次修改都让流程更顺手。

常见问题解答

Q1：我不会写代码，能搞定吗？ 完全没问题。宜搭的定位就是低代码/无代码平台，拖拖拽拽就能搭。我作为行政人员，从没写过一行代码，照样把整套流程搭起来了。实在遇到搞不定的，宜搭的官方社区和客服支持都很给力。

Q2：员工不会用手机操作怎么办？ 初期确实会有阻力，尤其是年龄偏大的员工。解决办法是：① 简化表单，能自动带出的绝不手动填；② 做成钉钉小程序卡片，点一下就能填；③ 安排年轻员工一对一教。我们部门有个”流程达人”计划，每个小组选一个年轻员工作为内部讲师，效果很好。

Q3：审批人不在公司怎么审批？ 完全支持移动端审批。主管在手机上收到通知，点开就能看详情、写意见、点同意或拒绝。出差、休假都能处理，不会卡流程。

Q4：之前用的其他OA系统能迁移吗？ 可以。宜搭支持导入Excel数据，你可以把历史请假记录导进去做备份。但对于在途流程，建议设置过渡期，让员工慢慢迁过来。

Q5：数据安全怎么保证？ 钉钉和宜搭都有企业级的安全认证，数据加密传输、存储。权限控制可以做到字段级别。如果你公司有特殊的合规要求，也可以联系宜搭客服定制安全方案。

写在最后

说实话，最开始接触宜搭的时候，我也怀疑过：”一个行政流程至于搞这么复杂吗？”但用起来之后才发现，工具的价值不在于工具本身，而在于它释放了人去做更有意义的事。

以前我每个月花两天时间统计请假数据、催审批、对账，现在这些自动化了，我可以把时间花在员工关系建设、制度优化这些真正体现行政价值的事情上。

如果你也在被各种审批流程折磨，真心建议试试宜搭。不需要成为技术专家，只需要你愿意花一个下午去折腾，之后的一年里，你会感谢今天的自己。

有什么具体问题，欢迎在评论区留言，我看到都会回。毕竟，我也曾是那个在微信群里追着领导签字的普通人。